E-Mail Archivierung

 -Müssen E-Mails archiviert werden?-

Die Anforderungen und rechtlichen Grundlagen werden u.a. in den Grundsätzen zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), §147 der Abgabenordnung (AO) sowie den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV gestützter Buchführungssysteme (GoBS) geregelt.

Eine steuerlich und geschäftlich relevante E-Mail muss demnach wie ein Papierdokument bis zu zehn Jahren oder länger aufbewahrt sowie originär und elektronisch jederzeit prüfbar bereitgestellt werden - die Daten sind lückenlos nachzuweisen.

Nach den vom Bundesfinanzministerium veröffentlichten Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) ...reicht es keineswegs mehr aus, die relevanten E-Mails einfach nur auszudrucken und abzuheften oder diese E-Mails in maschinell nicht auswertbaren Formaten (wie etwa PDF Dateien) zu archivieren.

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