GDPdU - Rechtliche Hintergründe und Haftungsrisiken
der digitalen Betriebsprüfung

 
Die revisionssichere Langzeit-Aufbewahrung handelsrelevanter E-Mail Kommunikation und vertraulicher Geschäftsinformationen ist angesichts des schnellen technologischen Wandels eine große Herausforderung für jedes Unternehmen. Seit der Geltungsdauer der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen ("GDPdU", im Jahr 2002) sind sich viele Unternehmer noch immer nicht der rechtlichen Tragweite dieser Regelung bewusst.

• Steuerlich relevante Daten und Dokumente müssen Sie, zur Einsichtsmöglichkeit für die Finanzbehörde, möglichst IDEA-konform bereithalten und dem Prüfer gegebenenfalls als Datenträger übergeben können
• Um dem Datenschutz Rechnung zu tragen, muss der unbefugte oder ungewollte Zugriff auf das E-Mail-Archiv verhindert werden

Rechtliche Anforderungen und die Einhaltung betrieblicher Vorgaben und Richtlinien eines Unternehmens ("Compliance") machen eine elektronische Archivierung daher unerlässlich.

Geschäftsführer haben für einen lückenlosen Schutz der Unternehmensdaten und nachhaltige Verfügbarkeit handelsrelevanter und buchhalterischer Systeme Sorge zu tragen. Die Nichteinhaltung kann zu hohen Geldstrafen und Haftungsverpflichtungen führen.