E-Mail Archivierung - rechtliche Anforderungen

Müssen Emails archiviert werden?

Die Anforderungen und rechtlichen Grundlagen werden u.a. in den Grundsätzen zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), §147 der Abgabenordnung (AO) sowie den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV gestützter Buchführungssysteme (GoBS) geregelt. Eine steuerlich und geschäftlich relevante E-Mail muss wie ein Papierdokument bis zu zehn Jahren oder länger aufbewahrt, sowie originär und elektronisch jederzeit prüfbar bereitgestellt werden, die Daten sind lückenlos nachzuweisen. Eine Konfliktsituation ergibt sich hierbei aus dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Dieses verlangt einen sensiblen Umgang mit den E-Mails die an und von Mitarbeitern gesendet werden. Ist in einem Unternehmen die private E-Mail-Nutzung erlaubt, bedeutet die Einsichtnahme der E-Mail Inhalte von und an Mitarbeitern eine Verletzung der Datenschutzpflicht.

Art der Speicherung

Nach den vom Bundesfinanzministerium veröffentlichten GDPdU Richtlinien reicht es keineswegs mehr aus, die relevanten E-Mails einfach nur auszudrucken und abzuheften oder die relevanten E-Mails in maschinell nicht auswertbaren Formaten (wie etwa PDF Dateien) zu archivieren.

Urteile:

Werden im Falle einer Betriebsprüfung die steuerlich relevanten Unterlagen oder Daten nicht fristgerecht bei den Finanzbehörden abgegeben, haben diese nun die Möglichkeit, Verzögerungsgelder zu veranschlagen. Diese Sanktionsgelder sind zwar bereits seit einigen Jahren nach § 146 Abs. 2b AO vorgesehen, wurden bis jetzt aber kaum verlangt. Ab Mitte 2012 sind vermehrt Prüfungen in dieser Form zu erwarten.

Inzwischen veranschlagen die Finanzbehörden Verzögerungsgelder je nach Grundlage mit mindestens 2.500 und bis zu 250.000 Euro.

Das Finanzgericht Schleswig-Holstein (FG Schleswig-Holstein, Beschluss v. 03.02.2010, 3 V 243/09) urteilte am 3. Februar nicht nur, dass die Festsetzung eines Verzögerungsgeldes in Höhe von 2.500 Euro rechtmäßig sei, sondern auch, dass ein Sanktionsgeld in einer derartigen Höhe nicht gesondert begründet werden müsse.

Daraus lässt sich schließen, dass die Finanzämter in Zukunft vermehrt das Verzögerungsgeld verhängen werden.

Daran können Sie sehen, dass es inwzwischen durchaus sinnvoll, sich auf eine mögliche digitale Betriebsprüfung vorzubereiten und sich schon heute zu vergewissern, ob auch morgen noch der Zugriff auf die Unterlagen und Daten durch das Finanzamt möglich ist.