E-Mail Archivierung

Müssen Emails archiviert werden?
Die Anforderungen und rechtlichen Grundlagen werden u.a. in den Grundsätzen zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), §147 der Abgabenordnung (AO) sowie den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV gestützter Buchführungssysteme (GoBS) geregelt. Eine steuerlich und geschäftlich relevante E-Mail muss wie ein Papierdokument bis zu zehn Jahren oder länger aufbewahrt, sowie originär und elektronisch jederzeit prüfbar bereitgestellt werden, die Daten sind lückenlos nachzuweisen.

Art der Speicherung
Nach den vom Bundesfinanzministerium veröffentlichten GDPdU Richtlinien reicht es keineswegs mehr aus, die relevanten E-Mails einfach nur auszudrucken und abzuheften oder die relevanten E-Mails in maschinell nicht auswertbaren Formaten (wie etwa PDF Dateien) zu archivieren.

Urteile
Werden im Falle einer Betriebsprüfung die steuerlich relevanten Unterlagen oder Daten nicht fristgerecht bei den Finanzbehörden abgegeben, haben diese nun die Möglichkeit, Verzögerungsgelder zu veranschlagen. Diese Sanktionsgelder sind zwar bereits seit einigen Jahren nach § 146 Abs. 2b AO vorgesehen, wurden bis jetzt aber kaum verlangt. Ab Mitte 2012 sind vermehrt Prüfungen in dieser Form zu erwarten.
Inzwischen veranschlagen die Finanzbehörden Verzögerungsgelder je nach Grundlage mit mindestens 2.500 und bis zu 250.000 Euro.
Das Finanzgericht Schleswig-Holstein (FG Schleswig-Holstein, Beschluss v. 03.02.2010, 3 V 243/09) urteilte am 3. Februar nicht nur, dass die Festsetzung eines Verzögerungsgeldes in Höhe von 2.500 Euro rechtmäßig sei, sondern auch, dass ein Sanktionsgeld in einer derartigen Höhe nicht gesondert begründet werden müsse.
Daraus lässt sich schließen, dass die Finanzämter in Zukunft vermehrt das Verzögerungsgeld verhängen werden.
Daran können Sie sehen, dass es inwzwischen durchaus sinnvoll, sich auf eine mögliche digitale Betriebsprüfung vorzubereiten und sich schon heute zu vergewissern, ob auch morgen noch der Zugriff auf die Unterlagen und Daten durch das Finanzamt möglich ist.

GDPdU - Rechtliche Hintergründe und Haftungsrisiken der digitalen Betriebsprüfung
Die revisionssichere Langzeit-Aufbewahrung handelsrelevanter E-Mail Kommunikation und vertraulicher Geschäftsinformationen ist angesichts des schnellen technologischen Wandels eine große Herausforderung für jedes Unternehmen. Seit der Geltungsdauer der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen ("GDPdU", im Jahr 2002) sind sich viele Unternehmer noch immer nicht der rechtlichen Tragweite dieser Regelung bewusst.

• Steuerlich relevante Daten und Dokumente müssen Sie, zur Einsichtsmöglichkeit für die Finanzbehörde bereithalten und dem Prüfer gegebenenfalls als Datenträger übergeben können
• Um dem Datenschutz Rechnung zu tragen, muss der unbefugte oder ungewollte Zugriff auf das E-Mail-Archiv verhindert werden

Rechtliche Anforderungen und die Einhaltung betrieblicher Vorgaben und Richtlinien eines Unternehmens ("Compliance") machen eine elektronische Archivierung daher unerlässlich.

Geschäftsführer haben für einen lückenlosen Schutz der Unternehmensdaten und nachhaltige Verfügbarkeit handelsrelevanter und buchhalterischer Systeme Sorge zu tragen. Die Nichteinhaltung kann zu hohen Geldstrafen und Haftungsverpflichtungen führen.