Wir archivieren Ihre Mails - Professionell - Rechtskonform - Anwenderfreundlich -
Durch Email Archivierung / Mailarchive werden die Anforderungen und rechtlichen Grundlagen, welche u.a. in den Grundsätzen zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), §147 der Abgabenordnung (AO) sowie den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV gestützter Buchführungssysteme (GoBS) geregelt sind, erfüllt. Eine steuerlich und geschäftlich relevante E-Mail muss demnach wie ein Papierdokument bis zu zehn Jahre oder länger aufbewahrt sowie originär und elektronisch jederzeit prüfbar bereitgestellt werden - die Daten sind lückenlos nachzuweisen. Nach den vom Bundesfinanzministerium veröffentlichten Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) ...reicht es keineswegs mehr aus, die relevanten Mails einfach nur auszudrucken und abzuheften oder diese Emails in maschinell nicht auswertbaren Formaten (wie etwa PDF Dateien) zu archivieren. Eine Email Archivierung ist also unverzichtbar!
E-Mail Archiv - Rechtslage und unsere Lösungen für Sie:
- Steuerlich relevante Daten und Dokumente müssen Sie, zur Einsichtsmöglichkeit für die Finanzbehörde bereithalten und dem Prüfer gegebenenfalls als Datenträger übergeben können
- Um dem Datenschutz Rechnung zu tragen, muss der unbefugte oder ungewollte Zugriff auf das E-Mail-Archiv verhindert werden

- E-Mail Schutz durch speziellen Prüferzugang Das Risiko von Fehlern und Missbrauch wird reduziert. Prüfungen sollten nur zusammen mit einem Datenschutzbeauftragten durchgeführt werden. Wichtige Entscheidungen werden nicht von einer einzelnen Person getroffen bzw. kritische Tätigkeiten nicht von einer einzelnen Person durchgeführt
- Schneller und einfacher Geschäftsjahres bezogener Export Dem Finanzamt werden nur E-Mails aus dem entsprechenden Prüfungszeitraum zur Verfügung gestellt
- Maximaler Datenschutz durch Verschlüsselung aller E-Mails AES 256 Bit Verschlüsselung der Emails

- Green IT durch Einsparung lokaler Ressourcen, Strom, Kühlung
- Redundantes verfügbares System mit Backup
- Full Managed Exclusive Cloud Online Server
- System kann auf Wunsch jederzeit wieder lokal betrieben werden
